Nicht jede Bewerbung ist eine Bewerbung.
Von Sabine Berger, Head of People, Finance & Operations bei eSYS
Nicht jede Bewerbung ist eine Bewerbung.
In der Personalabteilung gehört es dazu, Mails von Menschen zu öffnen, die man noch nicht kennt. Lebenslauf, Zeugnisse, Foto: Alles kommt als Anhang. Das wissen auch Cyberkriminelle. Gefälschte Bewerbungen sind für sie ein beliebter Weg ins Firmennetz.
Ich lese bei eSYS gerade viele Bewerbungen, denn wir suchen in Regau Verstärkung. Hier teile ich, worauf ich achte und welche einfachen Regeln Ihrem HR-Team den Rücken freihalten. Das Wichtigste vorweg: Gute Bewerber:innen schrecken Sie damit nicht ab.
SIE SUCHEN GERADE PERSONAL?
5 einfache Regeln, die sich Ihr HR-Team sofort merken kann.
SO SEHEN GEFÄLSCHTE BEWERBUNGEN AUS
Die Tricks sind nicht neu, aber gut gemacht. Diese vier begegnen uns am häufigsten:
- ZIP-Datei mit Passwort: „Aus Datenschutzgründen“ kommt der Lebenslauf verschlüsselt, das Passwort steht in der Mail. So kann der Virenschutz nicht hineinschauen.
- Link statt Anhang: Die Unterlagen liegen angeblich in einer Cloud-Ablage. Der Link führt auf eine nachgebaute Anmeldeseite.
- „Bitte Inhalte aktivieren“: Ein Word-Dokument verlangt Makros, damit es richtig angezeigt wird. Genau damit startet der Schadcode.
- Getarnte Datei: „Lebenslauf.pdf“ ist in Wahrheit ein Programm und heißt eigentlich „Lebenslauf.pdf.exe“. Windows blendet die Dateiendung im Explorer standardmäßig aus. Sichtbar bleibt nur „Lebenslauf.pdf“, oft sogar mit passendem PDF-Symbol.
Tipp: Dateiendungen einblenden
Mit wenigen Klicks sehen Sie, was eine Datei wirklich ist. Ein echter Lebenslauf endet auf .pdf, ein Programm zum Beispiel auf .exe, .js oder .scr.
- Windows 11: Explorer öffnen, oben auf „Anzeigen“, dann „Einblenden“ und „Dateinamenerweiterungen“ anhaken.
- Windows 10: Explorer öffnen, Registerkarte „Ansicht“, Häkchen bei „Dateinamenerweiterungen“ setzen.
Ihre IT kann diese Einstellung auch zentral für alle Arbeitsplätze vornehmen. So sieht das ganze Team auf einen Blick, womit es zu tun hat.
KI MACHT FÄLSCHUNGEN ÜBERZEUGENDER
Früher verrieten sich gefälschte Mails oft durch holprige Sprache und Tippfehler. Das hat sich geändert: Mit KI-Werkzeugen entstehen heute fehlerfreie, freundliche Bewerbungen, auf Wunsch sogar passend zur ausgeschriebenen Stelle. Rechtschreibung ist deshalb kein verlässlicher Hinweis mehr.
Viel aussagekräftiger sind die Dinge, die sich nicht so leicht schönschreiben lassen: Anhänge, Links und der Absender.
WORAN SIE SIE ERKENNEN
Ein einzelnes Merkmal beweist noch nichts. Kommen mehrere zusammen, lohnt sich ein zweiter Blick:
- Die Mail nennt keine konkrete Stelle oder passt zu keiner Ausschreibung.
- Die Unterlagen kommen als ZIP-Datei, mit Passwort oder nur als Link.
- Sie sollen Makros oder „Bearbeitung aktivieren“.
- Absendername und Mailadresse passen nicht zusammen.
- Es wird Druck gemacht, etwa „bitte heute noch ansehen“.
5 Regeln für Ihr HR-Team
Ein fester Eingang
Ein Bewerbungsportal oder ein eigenes Postfach ist leichter zu schützen als viele persönliche Postfächer.
PDF reicht
Schreiben Sie ins Inserat, dass Sie Unterlagen als PDF annehmen, ohne ZIP-Dateien und Download-Links.
Makros bleiben aus
Ein echter Lebenslauf braucht keine Makros. Diese Regel gilt ohne Ausnahme.
Freundlich nachfragen
Bitten Sie im Zweifel um die Unterlagen als PDF. Echte Interessent:innen schicken sie gern noch einmal.
Melden statt löschen
Leiten Sie auffällige Mails an Ihre IT weiter. So sieht sie, ob dieselbe Mail auch bei Kolleg:innen gelandet ist.
Merksatz fürs HR-Team: Nachfragen ist immer erlaubt. Gute Bewerber:innen verstehen das.
SO HALTEN WIR IHNEN DEN RÜCKEN FREI
Am besten wirken Technik und ein aufmerksames Team zusammen. Mit E-Mail- und Web-Security sorgen wir dafür, dass viele verdächtige Anhänge gar nicht erst im Postfach landen. Bei der Mitarbeiter-Sensibilisierung zeigen wir Ihrem Team an echten Beispielen, worauf es ankommt. So bleibt die Personalarbeit das, was sie sein soll: Menschen kennenlernen.
Bei eSYS setzen wir das selbst so um: Unsere Bewerbungsmails und Unterlagen durchlaufen spezielle Sicherheitsprüfungen, bevor wir sie öffnen. So kann ich mich ganz auf die Menschen hinter den Bewerbungen konzentrieren.
Mehr zum schnellen Erkennen verdächtiger Mails lesen Sie in unserem Beitrag Phishing erkennen: Der 3-Sekunden-Check. Und wenn doch einmal geklickt wurde, hilft unser Notfallplan auf einer Seite.
Übrigens: Wir suchen in Regau eine:n Lehrling für die IT-Technik und Verstärkung in der Systemadministration. Zu unseren offenen Stellen
Ich wünsche Ihnen viele echte Bewerbungen und neue Kolleg:innen, die richtig gut zu Ihrem Team passen.
Herzliche Grüße aus Regau
Sabine Berger
Hinter jedem guten Tag steht eine gute IT. 🧡
Jetzt Beitrag teilen:
Newsletter
NEUES VON eSYS, DIREKT INS POSTFACH.
Praktische Tipps, regionale Einblicke und Neuigkeiten rund um sichere, smarte IT. Dazu Einblicke hinter die Kulissen, Teamvorstellungen, Firmennews und Veranstaltungen. Kurz, verständlich und mit Freude gemacht.
- Einmal pro Monat
- Praxistipps rund um sichere, smarte IT
- Einblicke ins eSYS-Team in Regau
Jetzt kostenlos abonnieren